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Aufbewahrungsfristen für Vereine

von Karl Gunkel
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Welche Aufbewahrungsfristen für Vereine müssen beachtet werden? Was muss wie lang behalten werden? Gelten die Vorgaben nur für „analoge“ Dokumente? Oder genauso für die digitale Ablage? Unser Deutschland-Experte Karl Gunkel mit der praktischen Übersicht. 

Welche Unterschiede in der Aufbewahrungsfrist gelten?

Aufbewahrungsfristen für Vereine: länger ist besser.

Jetzt, kurz nach dem Jahreswechsel möchte man gerne alte Akten entsorgen. Die verstauben sonst nur in irgendeinem Keller. Aber: In Deutschland gilt Paragraph 147 der Abgabeverordnung auch für Vereine

Grundsätzlich wird in der Abgabenordnung für steuerlich relevante Unterlagen zwischen einer sechs- und einer zehn-jährigen Abgabefrist unterschieden. Darüber hinaus sollte man im Verein auch noch das eine oder andere länger aufbewahren. 

Kleinere Vereine mit einem geringen Aktenanfall können es sich einfach machen. Die können alle aufbewahrungs-pflichtigen Akten zehn Jahre aufbewahren. Für alle anderen Vereine ist es sinnvoll, die Akten so strukturiert abzulegen, dass man beim Aussortieren nicht jedes Blatt in die Hand nehmen muss. 

Wann beginnen die Aufbewahrungsfristen?

Grundsätzlich beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Beginn des folgenden Geschäftsjahres. Beispiel: Für eine Rechnung mit dem Datum 28.12.2021 beginnt die Aufbewahrungsfrist am 1.1.2022 und endet am 31.12.2031. 

In Wirklichkeit beginnen die Aufbewahrungsfristen für Vereine meistens später. Nämlich dann, wenn der Jahresabschluss erfolgt ist. Wenn also der Jahresabschluss 2021 erst im Juni 2022 festgestellt wird, beginnen die Aufbewahrungsfristen am 1.1.2023. 

Tipp: Die Belege immer zwei Jahre länger aufbewahren, als vorgeschrieben. Wenn man also die Zehn-Jahresbelege zwölf Jahre und die Sechs-Jahresbelege acht Jahre behält, ist man auf der sicheren Seite.

Die Vereins-Akten strukturiert ablegen.

Auch wenn Betriebsprüfungen und Bescheide noch nicht endgültig abgeschlossen sind oder zu einzelnen Steuersachverhalten Klageverfahren anhängig sind, laufen die Aufbewahrungsfristen nicht ab.

Gelten die Aufbewahrungsfristen auch für E-Mails?

Ja. Sofern die E-Mails einen buchhaltungsrelevanten Inhalt haben, sind diese genauso wie Papierdokumente zu archivieren.

Ist elektronische Archivierung zulässig? 

Prinzipiell ja. Die Jahresabschlüsse müssen in Papierform archiviert werden. Mehr dazu unten bei „Tipps und Links für kluge Archivierung“.

Zehnjährige Aufbewahrungspflicht (Regelaufbewahrungsfrist)

Folgende Belege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden:

  • Rechnungen
  • Quittungen
  • Auftragszettel
  • Bankauszüge
  • Buchungsanweisungen
  • Gehaltslisten
  • Kassenberichte, Kontoauszüge
  • Portokassenbücher
  • Aufnahmeanträge von Mitgliedern sowie Kündigungserklärungen der Mitglieder
  • Bilanzen
  • Abgelaufene Verträge, Versicherungspolicen
  • Eventuell Steuererklärungen und Bescheide
  • Zuschussanträge und Förderungsbescheide
  • Abrechnungen für Leistungen gemäß SGB (Sozialgesetzbuch) 

Zehnjährige Aufbewahrungspflichten für gemeinnützige Vereine

  • Aufzeichnungen der Einzelspenden (Spender, Zeitpunkt der Vereinnahmung der Spende, Verwendungsnachweis)
  • Duplikat der Zuwendungsbescheinigung
  • Bei Sachzuwendungen oder bei Verzicht auf Erstattung von Aufwand und Vergütung entsprechende Unterlagen

Sechsjährige Aufbewahrungspflicht 

Handels- und Geschäftsbriefe, soweit diese für buchhaltungspflichtige Vorgänge relevant sind. 

Freiwillige Aufbewahrung

Über die Zehn-Jahresfrist hinaus ist es empfehlenswert, Lohnnachweise, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen länger zu aufzubewahren. Das greift dann, wenn der Verein Personal  beschäftigt.

Es kann vorkommen, dass jemand beim Beantragen der Rente Lücken feststellt, die zu schließen sind. Da ist es hilfreich, wenn man als ehemaliger Arbeitgeber die Unterlagen noch hat.

Sinnvoll ist es, auch Versicherungspolicen, Arbeitszeugnisse, Ausbildungsurkunden, Mietverträge etc. über die gesetzlichen Fristen hinaus aufzubewahren.

Der Chronist wird’s danken

Nicht verzagen. Vereins-Chronist fragen.

Empfehlenswert ist es auch, alle Protokolle der Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen und die Satzungen „ewig“ aufzubewahren.

Auch Fotos, Unterlagen über Ehrungen etc. Wenn ein Verein zu einem Jubiläum eine Chronik erstellen will, wird’s der arme Chronist danken, wenn er auf alte Unterlagen zurückgreifen kann.

Tipps und Links für kluge Archivierung

Vom Verein „Gartenfreunde Schleswig e.V.“ empfehlen wir diesen Link. Er führt zu einer umfangreichen Liste der aufzubewahrenden Dokumente. 

Die smarte Vereinssoftware Webling hilft mit der Archivierung der Unterlagen. Hier kann man die Jahresabschlüsse, Kontoauszüge etc. downloaden. 

Welche Erfahrungen machst du mit den Aufbewahrungsfristen für Vereine? Unterstütze unsere Community mit Tipps oder eigenen Erkenntnissen. Vielen Dank.

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urspeter meyer 26. Januar 2022 - 15:27

Hervorragend alle Beiträge! sehr hilfreich. bin in verschiedenen Vereinen freiwillig tätig

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