Der Kassier sieht der Revision meist mit ängstlichen Augen entgegen. Dies muss nicht sein. Wenn die Buchhaltung gut vorbereitet ist, wird aus der gefürchteten Revision eine kameradschaftliche Kontrolle bei einem guten Glas Wein.
Der Revisor sollte kontrollieren:
1. Anfangsstand der Buchhaltung
2. Aktueller Stand von Kasse und Bankkonten
3. Belege stichprobenweise kontrollieren
4. Stichprobenweise: wurde richtig zusammengezählt
5. In der Doppelten Buchhaltung: Stimmt Gewinn in Erfolgsrechnung und Bilanz überein.
6. Geht es dem Verein finanziell gut
1. Anfangsstand der Buchhaltung
In der Buchhaltung muss der Anfangsstand der Bilanz genau dem Stand des letzten Jahres entsprechen. Wenn die Kasse Ende 2016 genau 364.00 enthält, muss die Kasse zu Beginn 2017 genau 364.00 enthalten. Das gleiche gilt für alle Bilanzkonten. Der Kassier sollte den Abschluss des Vorjahres bereit halten.
2. Schlussstand von Kasse und Bankkonten
Der Schlusstand in der Buchhaltung muss mit dem Kontoauszug übereinstimmen. Steht das Bankkonto Ende 2016 auf genau 8623.40, muss das Bankkonto in der Buchhaltung ebenfalls den Stand von 8623.40 haben. Das gleiche gilt für die Kasse. Ganz einfach, wird leider nicht immer so gemacht.
3. Belege stichprobenweise kontrollieren
Belege sind für die Buchhaltung ungemein wichtig. Der Buchhalter pflegt zu sagen „Keine Buchung ohne Beleg“. Ein strenger Revisor wird darauf beharren und hat die reine Lehre der Buchhaltung auf seiner Seite. Im normalen Vereinsumfeld benötigt man für jede Buchungen einen Beleg, soweit es Sinn macht. Ein Beleg kann vieles sein:
– Eine Rechnung
– Eine Quittung vom Detailhändler
– Ein Bahnbillet
– Eine handgeschriebene Quittung vom Vereinskollegen
– Eine ausgedrucktes E-Mail einer Bestellbestätigung
– Ein selbst ausgefülltes Blatt Papier (Eigenbeleg, nur falls es wirklich nicht anders geht)
– und vieles mehr
Wenn man Geld bezahlt, bekommt man fast immer einen Beleg. Wenn nicht, kann man einen verlangen. Ein handgeschriebenes Stück Papier mit dem Text „200.- für XYZ dankend erhalten.“ und der Unterschrift des Empfängers genügt.
Der Kassier soll Spesen nur auszahlen, wenn er einen Beleg bekommt. Falls dies nicht gemacht wurde, sollte man im nächsten Jahr damit beginnen.
Der Revisor wird in die Buchhaltung schauen und für einige Buchungen die Belege sehen wollen. Nachher die Belege anschauen und die Buchungen dazu sehen wollen. Alle Belege zu kontrollieren wäre übertrieben, meistens genügen Stichproben.
4. Stichprobenweise: wurde richtig zusammengezählt
In den Konten werden die Buchungen aufaddiert, der Revisor kontrolliert stichprobenweise ob richtig gerechnet wurde.
5. In der Doppelten Buchhaltung: Stimmt Gewinn in Erfolgsrechnung und Bilanz überein.
In der doppelten Buchhaltung erscheint der Gewinn in der Erfolgsrechnung (Aufwand und Ertrag) und in der Bilanz (Aktiv und Passiv). Der Gewinn muss in beiden Fällen gleich sein. Sonst stimmt die Eröffnungsbilanz nicht oder es wurde falsch gerechnet.
6. Geht es dem Verein finanziell gut
Der Revisor erstellt einen kurzen Bericht für die Mitgliederversammlung. Er berichtet ob die Buchhaltung gut geführt ist, und ob es wichtige Sachen gibt, welche die Mitgliederversammlung wissen muss. Dazu gehört, ob der Verein finanziell gesund ist, oder ob eine Überschuldung und Konkurs drohen, ob das Vermögen deutlich schrumpft usw.
Dies ist ein Teil, bei dem der Buchhalter nicht viel beeinflussen kann. Der Buchhalter verbucht nur, was ausgegeben wird.
Ein finanziell gesunder Verein hat viel Geld auf dem Bankkonto, wenig Schulden und gibt weniger aus als er einnimmt.
Warnzeichen sind zum Beispiel:
– Hohe Debitoren, die zeigen, dass Rechnungen / Mahnungen nicht oder nicht rechtzeitig versendet wurden
– Wenig Geld auf dem Bankkonto, deutlich gesunkener Kontostand
– Sehr hohe Ausgaben und tiefe Einnahmen
– Stark gewachsene Werte in der Bilanz (mehr Aktiven und mehr Passiven)
Natürlich kann all dies auch in einem gesunden Verein vorkommen. Man sollte die Sache jedoch genauer anschauen, falls eines dieser Warnzeichen auftritt oder die Buchhaltung andere Auffälligkeiten aufweist.
Dies sieht nach viel aus, bei einer gut geführten Buchhaltung ist es jedoch schnell vorbei und man kann zum gemütlichen Teil übergehen.
Diese Revision ist ein gutes Stück Arbeiten, wenn sie erledigt ist, kannst du dich wieder deinem Verein widmen. Deshalb haben wir regelmässig Tipps für dich, wie du deine Vereinsarbeit verbessern kannst.Trage deine E-Mail im Vereins-Newsletter ein.