2021 ist vorbei. Nun wartet der Jahresabschluss für Vereine. Worauf muss der Säckelmeister, die Kassierin achten? Welches sind die Stolpersteine? Ein Experte gibt Tipps. Er sagt: „Ehrlichkeit und Transparenz sind wichtig.“
Wo lauern Fallen beim Jahresabschluss für Vereine?
Der Jahresabschluss darf nicht verwirren. Er soll verständlich und nachvollziehbar sein.
Du kannst einen Treuhänder fragen, eine Revisorin, einen Buchhalter und Dr. Google. Oder du fragst Carlos Diener. Praktischerweise haben wir die ausgewiesene finanzielle Expertise inhouse.
Carlos Diener ist bei Webling für die Finanzen zuständig. In dieser Funktion hat er über die Jahre viele hundert Abschlüsse gesehen und weiss mehr über Buchhaltung als manch ausgebildeter Buchhalter. Wir haben mit Carlos übers Thema «Jahresabschluss für Vereine» gesprochen.
Worauf sollte ein neuer Vereins-Kassier sein Hauptaugenmerk richten, wenn er erstmals den Jahresabschluss verfasst?
Carlos Diener: Alle Berichte sollten, wenn möglich, mit dem letzten Bericht vergleichbar sein. Sofern es keinen dringenden Grund gibt, sollten Änderungen langsam und schrittweise eingeführt werden. Zum Beispiel beim Kontenplan. Es ist wichtig für Vorstand und Mitglieder, dass man die Daten vom aktuellen Jahr mit den vergangenen vergleichen kann.
Gibt es Ausnahmen bei hohen Umsätzen oder grossen Organisationen?
Carlos Diener: Bei jedem Verein sind die GoBD bzw. Grundsätze ordnungsgemässe Buchführung zu beachten. Grosse Organisationen bzw. mit hohen Umsätzen oder speziellen Spartenanforderungen, betreffen zusätzliche Bestimmungen oder Fachempfehlungen wie z. B. von IFRS, GAAP-US und Swiss GAAP FER.
Was sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung?
Carlos Diener: Es ist die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte. Man muss alle Vermögenswerte abbilden. Damit meine ich nicht nur Hauptkasse/Konto. Es braucht Belegnachweise für die einzelnen Buchungsvorgänge.
Kannst du das präzisieren?
Carlos Diener: „Keine Buchung ohne Beleg“ ist hier als Beispiel zu nennen. Bei Einnahmen ist das meist eine Rechnung, bei Ausgaben sind Belege aufzubewahren.
Wichtig ist auch die Klarheit. Einfach gesagt: nichts vertuschen und so verbuchen, dass ersichtlich ist, wofür man Geld ausgibt und einnimmt. Man sollte zum Beispiel sehen, was die wichtigen Einnahmequellen sind und wofür man das Geld eingesetzt hat.
Was muss der Jahresabschluss für Vereine im Hinblick auf die Revision beachten?
Carlos Diener: Der Revisor oder alle sonst berechtigten Parteien sollen auf Wunsch oder bei Bedarf prüfen können, ob alles seine Richtigkeit hat. Empfehlen kann ich:
- Arbeite mit deinem Revisor/Treuhänder/Steuerberater zusammen und nicht gegen ihn.
- Erstelle den Jahresabschluss so, dass für alle Involvierten möglichst einfach zu verstehen ist, wie das vergangene Jahr lief. Falls möglich und sinnvoll, erstelle zusätzliche Auswertungen, welche eine bestimmte Entwicklung hervorheben.
- Erwähne Unregelmässigkeiten und weise explizit darauf hin. Falls möglich, liefere auch eine Erklärung dafür.
Beispiele: Weniger Einnahmen wegen Corona oder ausserordentlicher Spendeneingang oder sonstige ausserordentliche Vorkommnisse.
Bis wann muss der Abschluss spätestens vorliegen?
Carlos Diener: Man sollte nach dem Ende des Rechnungsjahres nicht zu lange zuwarten. Sinnvoll ist es sicherlich auch die Termine mit Revision und Jahresversammlung im Blick zu haben.
Interviewpartner Carlos Diener: „Alle Vermögenswerte abbilden“.
Eine Abstimmung mit allen Involvierten ist immer sinnvoll. Zum Beispiel möchte der Vorsitzende/Präsident wahrscheinlich auch das Ergebnis zumindest kurz im Jahresbericht erwähnen. Vor allem, falls etwas Ungewöhnliches im letzten Rechnungsjahr vorgefallen ist, ist es zu empfehlen, frühzeitig darüber zu informieren.
Was ist dein Grundsatz-Tipp für alle Säckelmeister oder Kassierinnen?
Carlos Diener: Empfehlen kann ich sicherlich, dass man die Buchhaltung regelmässig nachführt. Somit steht man nicht vor einem Berg Arbeit ist und muss eventuell Belegen nach laufen.
Was ist wichtig?
Carlos Diener: Es soll verständlich und nachvollziehbar sein. Das schafft Vertrauen. Ehrlichkeit und Transparenz sind enorm wichtig. Unklarheiten, Unbekanntes und Ausserordentliches sollte sofort und nicht erst am Ende des Jahres kommuniziert werden.
Hast du zum einen Best-off-Tipp?
Carlos Diener: Das Beste ist, wenn man jemanden hat, den man bei Unklarheiten fragen darf. Hat man das, sollte man das auch unbedingt in Anspruch nehmen. (Vorgänger, Fachperson, Revisor, etc.).
Möchtest du deinen Jahresabschluss vereinfachen? Mit Webling Vereinssoftware ist er in wenigen Schritten erledigt. Ausprobieren lohnt sich, damit der Jahresabschluss zum Kinderspiel wird.