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Unterschätzte Vorstandsposten – Aktuar und Beisitzer

von Stefan Del Fabro
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Die Vorsitzende ist die Chefin. Der Vizepräsident die Vorstandsnummer zwei. Die Kassierin besorgt die Buchhaltung. Was aber tun Aktuar und Beisitzer? Das sind sträflich unterschätzte, aber wichtige Vorstandsposten in jedem Verein.

Aktuar und Beisitzer - die Übersicht

Der Aktuar ist das historische Gewissen

Was tun Aktuar und Beisitzer im Vereinsvorstand?

In jedem Vereinsvorstand sollte es einen Aktuar haben. Was tut man in dieser Funktion? Wer ist geeignet für diese Position? Kurz: Was macht ein Aktuar im Verein?

In der Vorstands-Hierarchie kommt der Vereins-Aktuar zwar «erst» an dritter Stelle – hinter Präsidium und Kassier. Aber eine drittklassige Aufgabe ist es mitnichten. 

Führt Protokolle und hat das Argus-Auge

Der Aktuar führt das Protokoll bei den Sitzungen. Dazu braucht es die gute Rechtsschreibung und das Beherrschen der Grammatik. Zudem; das Argus-Auge und eine anständige Strenge. Protokolle dürfen nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert werden. Der Aktuar im Verein ist also nicht nur der exakte Schreiber. Sondern so etwas wie das historische Gewissen im Verein. 

Pflichtbewusst – zuverlässig – ordnungsliebend. Auf wen diese Adjektive zutreffen, der/die ist prima geeignet für den Aktuar-Posten. Der entsprechende berufliche Background hilft. Idealerweise ist der Aktuar fit mit den gängigen Computer-Programmen, hat die schnelle Auffassungsgabe und einen kaufmännischen Hintergrund. 

Kontrolle der Mitgliederdaten

Was wird vom künftigen Aktuar erwartet? Was soll die nächste Aktuarin mitbringen? Der Verein PluSport Region Olten sucht Online einen Aktuar und beschreibt die Aufgaben so: 

  • Sitzungsvor- und Nachbereitung inkl. Protokoll (Generalversammlung 1x jährlich und Vorstandssitzung 4x jährlich), je ca. 3h
  • Einladungen für die Anlässe erstellen, das Anmeldeverfahren koordinieren (ca. 8x jährlich), je ca. 2h
  • Jahresprogramm erstellen, total ca. 5h
  • Website betreuen, total ca. 4h
  • Zeitungsberichte von Anlässen erstellen, je nach Bedarf
  • Jährliche Kontrolle der Mitgliederdaten, total ca. 6h
  • Allg. administrative Arbeiten (z.B. Turnhallen reservieren)
  • Als Beisitzer einen solidarischen Beitrag leisten

Flavio Battaini ist Beisitzer im Vorstand der Steiner Schule Zürich. «Wichtig ist, dass man sich für eine Aufgabe meldet, die einem liegt und Erfüllung bringt. Wer als Nichtschwimmer ständig ins kalte Wasser muss, hat keine Freude und bleibt auch nicht lange dabei.» Battaini ist von seinem Beisitzer-Posten geradezu begeistert: «Ich möchte einen solidarischen Beitrag leisten.»

Entgegen dem Wortsinn

Auch der Mainzer Sporttaucher Leo Wieser schwärmt von seiner Beisitzer-Tätigkeit: «Ich bin im Jugendvorstand des VDST» (=Verband Deutscher Sporttaucher). «Dort konnte ich mir, entgegen dem Wortsinn „Beisitzer“, ein paar Aufgaben aussuchen. Ich habe damit angefangen den Instagram-Account zu bedienen.» 

Keine zweitklassigen Vorstandsmitglieder 

Der 1. Wäller-Club Deutschland e.V. beschreibt die Beisitzer-Tätigkeit so: «Bei uns ist der Beisitzer ein vollwertiges Mitglied im erweiterten Vorstand. Das bedeutet, dass ein Beisitzer den Verein zwar nicht nach aussen vertreten darf – im Sinne der rechtlichen Vertretung – aber dennoch volles Stimmrecht auf den Vorstandssitzungen hat.»

Die Beisitzer-Faustregel: Sie sind Vorstands-Mitglieder, haben aber meist kein eigenes Ressort. Beisitzer sind jedoch nicht Vorstandsmitglieder zweiter Klasse. Oft werden Personen als Beisitzer in den Vorstand gewählt, damit sie später ein eigenes Ressort übernehmen können. 

Diese – sehr typische – Vorstandskarriere machte auch Albert Dönni im Verkehrsverein Risch: «Ich bin als Beisitzer in den Vorstand eingetreten. Später wurde ich zum Präsidenten gewählt.»

Bist du Aktuar oder Beisitzer?

Im deutschen Verein «Studieren ohne Grenzen» ist Felina Marie Klein im Vorstand tätig: «Nachdem ich den Verein bisher auf lokaler Ebene kennenlernen durfte, freue ich mich jetzt auf einen Perspektivwechsel.» Felina Marie Klein hat – entgegen der vorher genannten Faustregel – ihr Ressort: «Als Beisitz für Mitglieder bin ich besonders gespannt darauf mit vielen inspirierenden Menschen in Austausch zu kommen.»

Die Suche nach Vorstandsmitgliedern – also auch nach dem Aktuar im Verein – ist ein ganz eigenes Themenfeld. Wir haben dem hier oder hier schon separate Artikel gewidmet. 

Bist du Aktuar oder Beisitzerin? Oder sucht dein Vorstand? Welche Erfahrungen machst du zum Thema? Teil deine Erkenntnisse mit anderen und schreib einen Kommentar. Vielen Dank. 

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