«Soll» und «Haben», «Aktiv» und «Passiv», Aufbewahrungspflicht für Belege oder QR-Rechnung. Daran kann sich der neue Vereinsbuchhalter schnell die Zähne ausbeissen. Das ist der praktische Leitfaden für jeden Vereinsverantwortlichen, der/die sich mit der Vereinsbuchhaltung befasst.
Kapitel
Warum muss ein Verein eine eigene Buchhaltung führen?
Es ist das Schweizerische Obligationenrecht, welches festhält, dass auch Vereine eine ordentliche Buchhaltung führen müssen. Liegt der Umsatz deines Vereins tiefer als eine halbe Million Franken, ist zumindest die vereinfachte Buchhaltung nötig. Diese umfasst Einnahmen, Ausgaben und das Vermögen.
Für Deutschland gilt folgende Faustregel: Sobald ein Verein eingetragen ist, nimmt dieser als juristische Person am wirtschaftlichen Verkehr teil. Das bedeutet, dass er auch ohne Gewinnerzielungsabsicht zur Buchführung verpflichtet ist.
Was es mit «Soll und Haben» auf sich hat
Die Buchhaltungsbegriffe «Soll» oder «Haben» sind nicht verwandt mit den gleichlautenden Verben. Soll und Haben (Englisch debit and credit) bezeichnen die linke und die rechte Seite eines T-Kontos in der Buchhaltung.
In der Doppelten Buchführung dokumentierst du alle Geschäftsvorfälle, wie z.B. einen Autokauf, auf mindestens zwei Konten. Auf dem einen Konto buchst du auf der Soll-Seite, bei dem zweiten auf der Haben-Seite. Dazu stellst du Buchungssätze auf. Diese werden alle nach dem Schema Soll an Haben gebildet.
Aktiv und Passiv – kurz und einfach erklärt
Aktiva (Vermögen; Aktivseite; links) und Passiva (Kapital; Passivseite; rechts) bezeichnen die beiden Seiten der Bilanz. Die Aktivseite setzt sich aus dem Anlagevermögen (Vereinsheim, Fahrzeuge) und dem Umlaufvermögen (Kassenbestand, Bankguthaben) zusammen.
Woher das Geld stammt, erkennst du auf der Passivseite. Sie besteht aus dem Eigenkapital (Geld, das deinem Verein gehört) und dem Fremdkapital (Darlehen, Kredite).
Die Posten auf der Aktiv-Seite werden oft auch als Vermögen, die auf der Passiv-Seite als Kapital bezeichnet.
Welche Buchung kommt wohin?
Aufwände sind im Soll, Erträge im Haben zu verbuchen. Normalerweise heisst das, dass ein Aufwand mit dem Buchungssatz Aufwandskonto/ Aktiv- oder Passivkonto verbucht wird.
- Kommt Geld auf das Bank- oder Postkonto, steht dieses im Soll.
- Geht Geld vom Bank- oder Postkonto weg, steht dieses im Haben.
Mit diesen Faustregeln fährst du gut. Sie stimmen für 95% der Buchungssätze.
Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?
Alle Belege, die mit der Buchhaltung zu tun haben, müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Dasselbe gilt auch für digitale, respektive elektronische Belege.
Was den Kassier freut, ärgert die Kasse
Du kannst die Buchhaltung outsourcen – also jemandem ausserhalb des Vereins übergeben. Auf den ersten Blick eine bestechende Idee. Der Vereinskassier ist in seiner – zumeist ehrenamtlich getätigten Arbeit – entlastet. Bedenke: etwas auszulagern, kostet. Während sich also der Kassier freut, grummelt die Kasse.
Geh mit der Zeit – QR ist bald Standard
Von der Bank erhältst du eine neue QR-IBAN Nummer und eine QR-IID. Der Übergang von ESR nach QR-Rechnungen ist reibungslos möglich für deinen Verein. Wie du Vorlagen von Rechnungen mit Einzahlungsschein für die QR-Rechnung verwenden kannst, ist hier beschrieben.
Interessante Links für den Vereinsbuchhalter
In der untenstehenden Auflistung findest du weitere Online-Tipps und -Hilfen. Geh auf einen der aufgeführten Links.
- Soll und Haben: wie merk ich mir das?
- Video Buchhaltung einrichten
- Online Buchhaltung testen
- Wie buche ich Einnahmen?
- QR-Rechnungen gelten auch für Vereine
Hat sich der Nebel gelichtet? Ist noch etwas unklar? Schreib deinen Kommentar. Vielen Dank.