Vereine

Heute darf ich dir den Serienbrief der Webling Vereinssoftware vorstellen. So macht auch die Vereinsadministration Spass! Mit Webling kannst du kinderleicht professionelle Briefe erstellen und auch raffinierte Layouts kreieren. Alles per E-Mail versenden – kein Problem. Wie du das Serienbrief-Tool optimal nutzen kannst und was es einzigartig macht, zeigen wir dir in diesem Blog.

Dieser Artikel wird laufend erweitert mit Erklärvideos, Tipps & Tricks, dazugehörigen Artikeln auf dieser Website und Beschreibungen von diesem innovativen Highlight. Damit Du nichts verpasst, melde dich hier an. Sobald wir diesen Artikel ergänzen, erhältst Du eine kurze Mail!

Warum haben wir den Serienbrief neu entwickelt?

Ganz einfach. Der Serienbrief war im Gegensatz zur Mitgliederverwaltung nicht mehr auf dem aktuellen Stand. Ehrlich gesagt, er war nicht gut. Wennschon… dennschon! Vor einem Jahr hat sich Webling einiges vorgenommen was im neuen Serienbrief realisiert werden muss. Geschafft! In den nächsten 4 Wochen (bis Ende Dezember) werden schrittweise alle Webling-Kunden ein Update mit dem neuen Serienbrief erhalten.

Was passiert mit deinen alten Vorlagen?

Deine Vorlagen sind natürlich noch da. Jeder, der mit Webling arbeitet, weiss das die Vereinsarbeit Spass macht. Deshalb kannst du einfach und unkompliziert bestehende Vorlage in den neuen Serienbrief übernehmen. Wie?

Hier geht es zur Dokumentation für den aktuellen Changelog. Du findest eine kurze Beschreibung bezüglich bestehende Vorlagen bei Serienbriefen.

Hier gehts zum Video mit dem Titel: Wie Du aus alt NEU machst. In zwei Minuten erklären wir Dir, wie aus deinen alten Vorlagen neue Vorlagen werden.

Was hat der Serienbrief mit den QR-Rechnungen zu tun?

Ganz viel! Der Serienbrief ist die Basis, damit du einfach und unkompliziert eine QR-Rechnung erstellen kannst. Erst durch den neuen Serienbrief konnten die Entwickler bei Webling ihre hohen Ansprüche an das einfache Erstellen von QR-Rechnungen erfüllen. Das heisst, eine QR-Rechnung erstellen soll dir ein Lächeln aufs Gesicht zaubern. Erste Feedbacks von Kunden bestätigen es.

• Hier geht es zur Dokumentation QR-Rechnungen schreiben
• Hier geht es zur Dokumentation Umstellung QR-Rechnung (Neue Einzahlungsscheine)

• Blog: QR-Code
• Blog: QR-Rechnungen – besser?
• Blog: QR-Rechnung – Was passiert mit den orangen & roten Einzahlungsscheinen

Erklärvideo: QR-Rechnung erstellen – effizient & smart

Wie gestaltest du eine Kopfzeile mit dem neuen Serienbrief?

Der Kopfzeile haben wir viel Platz eingeräumt. Das meinen wir nicht nur wortwörtlich, sondern im Bezug auf die unendlichen Möglichkeiten. Ein Logo einfügen ist das leichteste. Die Kopfzeile lässt keine Wünsche offen. Randabfallende Logos, Bilder als Hintergrund, Texte in verschiedenen Schriftarten. Sei kreativ und gestalte deine zukünftigen Briefe für deinen Verein so einzigartig wie dein Verein ist.

• Blog: Briefkopf – was ist wichtig!
• Erklärvideo: Kopfzeile bearbeiten – kreativ sein und Spass haben
• Blog: Wähle Farben die zu deinem Verein passen

Was kommt in die Fusszeile?

Oft wird die Fusszeile vernachlässigt, obwohl dein Verein von einigen Tipps & Tricks rund um die Fusszeile profitieren könnte, Wie Du die Fusszeilen erstellst und worauf du achten musst, erklären wir dir.

• Blog: Was gehört in die Fusszeile
• Erklärvideo: Fusszeile – professionell gestalten
  

Wie gehe ich mit dem Feature „Block“ im Serienbrief um?

Wenn du Blöcke mit einem Klick verschieben, vergrössern, verkleinern und vieles mehr machen kannst, dann arbeitest du mit unserem Serienbrief von Webling. Lass dir zeigen, wie du spontan Ideen umsetzt und deine Kommunikation vom neuen Serienbrief profitiert.

• Blog: Tipps für einen tollen Vereinsbrief
• Erklärvideo: Arbeiten mit Blocks & Freiheit geniessen
  

Warum die Bilder ein Leichtes für den neuen Serienbrief sind?

Bilder sind in der Kommunikation ein perfektes Werkzeug. Lass dich überraschen, was der neue Serienbrief alles kann. Randabfallend, Positionierung auf Millimeter genau und viele Möglichkeiten in der Gestaltung sind nur einige Themen, wie du tolle Bilder in Szene setzt. Der neue Serienbrief von Webling ist genau dafür geschaffen.

• Blog: Tipps für einen tollen Vereinsbrief
  
  

Platzhalter und die unendlichen Möglichkeiten?

Auf das Mitglied zugeschnitten, persönliche Ansprache, Geburtstagswünsche, Einladungen zu Events all das sind Möglichkeiten, die du mit Platzhaltern lösen kannst. Nie wieder darüber nachdenken, ob es Herr Eva Meier heissen könnte. Platzhalter bei Webling erleichtern dein Leben. Wenn die Platzhalter richtig eingesetzt sind, ist die Kommunikation und die Möglichkeiten, mit deinen Mitgliedern zu interagieren, unendlich.

• Blog: Werde so richtig persönlich
• Erklärvideo: Serienbrief Platzhalter, so wirst du persönlich

Geheimtipps …oder was du unbedingt wissen solltest!

Kleine, aber effektive Tipps rund um die Kommunikation wird der Abschluss dieser Story. Profitiere von den wichtigsten Tipps rund und die Kommunikation. Ganz sicher hat es einige dabei, die Du noch nicht kennst.

• Blog: Pressekommunikation für Vereine (praktische, einfache Tipps)
  

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Dein Verein erfüllt ein Bedürfnis in der Gesellschaft. Sei stolz darauf und kommuniziere es mit der Aussenwelt. Heute beschäftigen wir uns mit der Pressearbeit.

• Was ist Pressearbeit bzw. PR?
• Wie oft kann/soll ich eine Pressemitteilung erstellen?
• Welche Journalisten/Redakteure kontaktiere ich?
• Welche Momente eignen sich für eine Pressemitteilung?
• Umgang mit Pressevertretern?

Was ist Pressearbeit bzw. PR?

Im Deutschen heisst PR ganz einfach Öffentlichkeitsarbeit. Es geht darum, deinen Verein bekannt zu machen und ein positives Image über dein Verein aufzubauen. Zur Öffentlichkeitsarbeit gehört die Website, Social Media Kanäle und die Arbeit mit der Presse. Die Presse hat den angenehmen Nebeneffekt, dass sie in der öffentlichen Wahrnehmung glaubwürdiger wirkt und du erreichst viele Leute, die sonst nichts von deinem Verein wissen würden.

Wie oft kann/soll ich eine Pressemitteilung erstellen?

Eine Regel für die Anzahl deiner Presseauftritte für deinen Verein gibt es nicht. Tipp: Wenn du eine Neuigkeit oder Geschichte hast, die interessant ist, dann informiere die Presse. Die Presse muss im Lokalteil etwas schreiben, warum nicht etwas über deinen Verein? Vermeide jeden Tag eine Mitteilung zu senden, konzentriere dich auf grosse/wichtige Gelegenheiten.

Welche Journalisten/Redakteure kontaktiere ich?

Ist dein Verein regional verankert, macht es Sinn, die kleineren Zeitungen direkt anzusprechen. Der direkte Kontakt ist erfahrungsgemäss am effizientesten. Ruf die Redaktion an und frag, ob du einen kurzen Presseartikel platzieren kannst. Spannend sind grosse Anlässe, grosse Projekte. Das stärkt deinen Verein und verhilft je nach dem zu neuen Mitgliedern. Denk daran, die NZZ ist nicht am Räbelichtliumzug in Lenzburg interessiert.

Welche Momente eignen sich für eine Pressemitteilung?

Jubiläum – Wenn dein Verein ein Jubiläum feiert. Suche so viel wie möglich aus der Geschichte deines Vereins heraus und erstelle eine spannende Geschichte über deinen Verein. Einmalige Veranstaltungen in deinem Verein – Falls Du mit einem anderen Verein oder einem Unternehmen eine Veranstaltung organisierst. Sprich darüber. Erzähle, wie die Idee zu dieser Veranstaltung entstanden ist und was die Ziele dieser Veranstaltung sind. Neuer Vorstand – Das ist eine perfekte Gelegenheit für ein Interview. Fragen wie: Was sind die Ziele des neuen Vorstands oder wer ist der neue Vorstand, lassen viel Spielraum für spannende Geschichten. Jährlich wiederholende Veranstaltungen – Der Turnerabend und der Räbelichtliumzug sind typische Beispiele. Hier gilt, erzähl über das Motto oder das Thema des diesjährigen Events. Versuche auch hier von der Idee bis zum tatsächlichen Event eine spannende Geschichte zu erzählen.

Umgang mit Pressevertretern?

Wenn dein Verein bisher kaum mit der Presse gearbeitet hat ist es umso wichtiger, dass du den direkten Kontakt mit den Journalisten, Redakteuren suchst. Bitte versende nicht einfach anonym Pressemitteilungen. Der Erfolg ist wesentlich höher, wenn du kurz mit der Redaktion sprichst und sie vielleicht sogar fragst, was ihre Leserschaft besonders interessiert. Schon mancher Redakteur/Journalist hat gute Tipps verteilt. Eine persönliche Ansprache und ein tolles Thema sind das A und das O.

Letzter Tipp

Unterschätze nie die Macht der Bilder. Bilder sprechen mehr als tausend Worte. Obwohl dieser Spruch abgenutzt ist, hat er in der Öffentlichkeitsarbeit nach wie vor Gültigkeit.

PS: Du kannst jederzeit fragen, ob wir die Möglichkeit sehen, dass dein Vorstand ein Interview auf vereinsverwaltung.ch gibt.

Das Coronavirus hält dich und deinen Verein in Atem. Du musst Präsenzlisten führen. Praktische Tipps für euren Vereinsalltag sind gefragt. Wir helfen dir und zeigen, wie du die Präsenzlisten einfach und mit wenig Aufwand führst.

Wir gehen auf folgende Fragen ein:

1. Warum sind Präsenzlisten aktuell sinnvoll?
2. Wie nutzt du Präsenzlisten für deinen Verein?
3. Wieso Webling die Präsenz-Funktionen ausbaut?

Warum ist eine Präsenzliste aktuell sinnvoll?

Die einfache Antwort: „Weil es das Gesetz so will“. Die komplizierte Antwort: Noch vor einem Jahr wäre ein Tracking, dass Treffen mit anderen Personen speichert und den Kontakt untereinander erfasst, für einen Grossteil der Bevölkerung undenkbar gewesen. Aktuell wird es überall eingeführt. Mehr schlecht als Recht. In Restaurants erhalten wir ein Blatt Papier, dort schreiben wir Vorname, Name und Telefonnummer auf. Schnell wurde klar, dass die Digitalisierung den Prozess viel effizienter macht.

Warum treiben wir diesen Aufwand? Gerade in der Ausbreitung des Coronavirus sind zwei Argumente, die für eine Erfassung der Anwesenden sprechen.

• Schnelle Ermittlung von Kontaktpersonen von Infizierten
• Kontaktieren dieser Kontaktpersonen

Resultat: rascher Unterbruch der Infektionsketten

Wie nutzt du Präsenzlisten für deinen Verein?

Wir haben bei Webling die Präsenzliste schon vor Monaten entwickelt und aktuell (Anfang November) ausgebaut. Nutze diese Funktion, um die Anwesenden an deinen Anlässen ohne viel Arbeit zu erfassen. Dies nicht nur bei Mitgliedern, sondern auch bei unerwarteten Gästen (Video)

Die Präsenzlisten sind über das Contact-Tracing hinaus nützlich. Die Anwesenheitsliste zeigt dir, wer im Verein wie oft anwesend war: Wann war Jan dabei? (Video)

Anwesenheitslisten sind nicht nur fürs Contact Tracing nützlich. Anhand dieser Auswertungen kannst du sehen, wer in jedem einzelnen Training war (oder geschwänzt hat). Oder wer bei einer Schulung anwesend war und vieles mehr. Die nächsten Wochen werden wir uns mit dem Thema Kommunikation beschäftigen. Die Auswertungen oder Eindrücke helfen dir, das Thema Kommunikation spannend zu gestalten. Hilfreich bei:

• mehr Mitglieder finden
• höhere Zufriedenheit der Mitglieder
• effizientere Organisation für deinem Verein
• u. v. m.

Wieso Webling die Tracking-Möglichkeiten ausbaut?

Exakt wenn die anspruchsvolle Zeit durch den Coronavirus vorbei ist, wird dein Verein gefragter den je. Wir möchten dir jetzt die Werkzeuge geben um durchzuführen, was noch möglich ist und gleichzeitig für die Zukunft besser aufgestellt zu sein. Deine Mitglieder werden es schätzen, wenn sie nach der Krise wieder beisammen sein können. Bereite alles vor, dass deine Mitglieder gemeinsam ihrem Hobby nachgehen können und der Verein wieder zu einem wichtigen Stützpfeiler in ihrem Leben wird.

Wie wird aus deinen Rechnungen mit orangen und roten Einzahlungsscheinen eine QR-Rechnung? Gibt es noch eine ESR Nummer? Was musst du tun, wenn du von roten Einzahlungsscheinen auf eine QR-Rechnung umschalten möchtest?

Oranger Einzahlungsschein

Deine heutigen ESR Nummern werden im QR-Code integriert. Einzige Voraussetzung: Du brauchst eine QR-IBAN Kontonummer. Kontaktiere dein Finanzinstitut und verlange deine neue QR-IBAN Kontonummer für deinen Verein. Mit der neuen QR-IBAN Kontonummer erstellt Webling automatisch den QR-Code. Das heisst, der Übergang von ESR nach QR-Rechnungen ist reibungslos möglich für deinen Verein.

Wie?

Die QR-Rechnung besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Genau wie beim bisherigen orange Einzahlungsschein. Der QR -Code in der Mitte des Zahlteils, beinhaltet sämtliche Informationen. Zur Sicherheit sind alle Informationen in Textform neben dem QR -Code nochmals aufgeführt. Die Linien erlauben wie gewohnt die Abtrennung von Zahlteil und Empfangsschein bei der Rechnung. Das ist hilfreich, wenn die Rechnung am Postschalter bezahlt wird.

Sobald du die QR-IBAN Kontonummer hast, erledigt Webling den Rest. Bei Webling hinterlegst du als erstes die neue QR-IBAN Kontonummer für deinen Verein in der Buchhaltung. Vorlagen für eine QR-Rechnung haben wir bereits erstellt. Webling generiert pro Rechnung einen eigenen QR-Code inklusive der Referenznummer und allen weiteren Informationen.

Deine Mitglieder bezahlen deine Rechnung, indem sie deinen QR-Code scannen. Falls der QR-Code aus irgendeinem Grund nicht lesbar ist, sind alle Informationen auf dem Zahlteil (blau im Bild) vorhanden. Deine Mitglieder haben somit die Möglichkeit die Daten, wie früher einzutippen.
Der Nutzen der QR-Rechnung ist klar. Vor allem deine Mitglieder profitieren. Durch das Scannen vom Code, entfällt das mühsame eintippen.

Roter Einzahlungsschein

Der rote Einzahlungsschein hat keine ESR Referenznummer, aber wir haben bei Webling eine clevere Lösung gefunden. Die QR-Rechnung ersetzt auch den roten Einzahlungsschein. Wenn du deine IBAN eingibst, erstellt Webling eine passenden QR-Rechnung. Damit du nicht mühsam suchen musst, von welchem Mitglied eine Zahlung kommt, definierst du mit Platzhaltern, welche Informationen im QR-Code vorhanden sein müssen, damit ein reibungsloser Zahlungsablauf möglich ist. (Mitteilungsfeld beim roten Einzahlungsschein)

Webling hat freiwillig eine strukturierte Referenz eingebaut. Damit wird die Zuordnung noch einfacher. Die Creditor Reference nach ISO 11649 ist automatisch im QR-Code hinterlegt. Du selbst kannst mitentscheiden, welche Informationen im QR-Code verwendet werden. Mittels Platzhalter kannst du von der Rechnungsnummer bis zum Betrag, alles im QR-Code hinterlegen. Auch hier werden die Zahlungsinformationen (deine gewählten Informationen) neben dem QR-Code in Textform zusätzlich aufgezeigt.

Dank der Creditor Reference wird das Einlesen der Zahlungsinformationen um ein Vielfaches einfacher. Die Zuordnung zur Rechnung wird klar und die Creditor Reference gibt einen weiteren klaren Anhaltspunkt welche Rechnung bezahlt wurde. Vor allem bei der CAMT-Einlesung ist diese Creditor Reference & unsere Rechnungs-ID sehr hilfreich. Das ist eine riesige Verbesserungen gegenüber dem roten Einzahlungsschön.

In diesem Sinne freuen wir uns, wenn du deine Rechnungen in Webling mit QR-Code verschickst. Deine Zeit ist kostbar und wir setzten alles daran, dass die Administration unkompliziert bleibt.

Der 30. Juni 2020 war der Stichtag für die Einführung von QR-Rechnungen. QR-Rechnungen bestimmen wie das Ausstellen und Bezahlen von Rechnungen funktioniert. Was du als Verein wissen musst, haben wir kurz zusammengefasst:

Zuerst schauen wir uns eine QR-Rechnung an. Im oberen Teil der Rechnung kannst du den Rechnungstext so gestalten wie bisher. Im unteren Teil ersetzt der QR-Code den bisherigen orangen oder roten Einzahlungsschein.

Für Webling Benutzer hat sich folgendes verändert:

• Statt der alten Kontonumer musst du die neue QR-IBAN Bankkontonummer in der Buchhaltung von Webling hinterlegen. Frage bei deiner Bank nach, falls dein Verein noch keine QR-IBAN bekommen hat.
• Die vorgedruckten Bögen mit rotem oder orangen Einzahlungsschein entfallen. Du brauchst nur noch gewöhnliches weisses Papier.
• In unserem Beispiel haben wir neben dem QR-Code, mit den Platzhaltern von Webling, nochmals die wichtigsten Informationen festgehalten. Dies hilft dem Mitglied, wenn der QR-Code auf der Rechnung nicht zu 85 % lesbar ist oder keine QR-Leseapp zur Hand ist. So kann er die Informationen manuell eingeben.
• Das Einlesen via CAMT bleibt gleich (Erklärvideo für den Rechnungsprozess folgt).

Deine Mitglieder müssen nicht mehr alle Daten mühsam abtippen. Die Zahlung geht Ruck-Zuck. Der QR–Code auf der Rechnung enthält alle Details, damit die Zahlungsinformationen reibungslos ins Onlinebanking übernommen werden.

Ganz nach dem Motto „Einfach muss es sein, sonst macht es keinen Spass“, könnt ihr Differenzbeträge mit diversen Möglichkeiten verbuchen. Das Bild unten zeigt die Möglichkeiten, wenn ein Mitglied beispielsweise zu viel bezahlt hat.

Vorteile von QR-Rechnungen im Zahlungsverkehr

Hier siehst du zusammengefasst, was sich generell verändert durch QR-Rechnungen.

Wenn dein Verein Rechnung stellt:

• Reduzierung der Druckerkosten (nur noch weisses Papier)
• Versand via E-Mail wird noch attraktiver
• Die Zahlungsdaten werden ohne Tippfehler übermittelt (Scan)
• Mühsames Abgleichen von Beträgen oder Namen entfällt.

Für Rechnungsempfänger

• So einfach ging bezahlen für dein Mitglied noch nie
• Der QR-Code enthält alle Zahlungsinformationen, die du brauchst
• Keine Fehler beim Eintippen, weil dein Mitglied nur den Code Scannen muss
• Das Scannen ist kinderleicht und wird von praktisch allen Finanzinstituten angeboten
• Deine älteren Mitglieder können nach wie vor am Postschalter bezahlen

Gut ausgerüstete Finanzinstitute

Alle Finanzinstitute sind bestens ausgerüstet für das Einlesen von QR-Codes. Oft sind es eigene Entwicklungen der Finanzinstitute oder Standard-QR-Code Scanner, eingebunden in das jeweilige Onlinebanking.

QR-Rechnungen generieren

Webling erstellt automatisch pro Rechnung einen QR-Code. Für Webling Benutzer verändert sich der Ablauf bei der Rechnungsstellung nicht. Ausser das Einrichten einer neuen QR-Rechnungsvorlage in Webling. Damit du es einfacher hast, haben wir dir eine Beispielvorlage zur Verfügung gestellt.

Weiterführende Links:

• Wie die QR-Rechnung funktioniert sehen Sie im Video auf paymentstandards.ch
• Mehr erfahren über die QR-Rechnung auf paymentstandards.ch.