Wer bildet den Vereinsvorstand? Welche Rechte und Pflichten gelten für die Mitglieder? Was kommt auf Vorstandsneulinge zu? Hier kommt die Übersicht über alle Pflichten, Rechte und Aufgaben im Vereinsvorstand.
Kapitelübersicht
Wie viele Mitglieder muss ein Vereinsvorstand haben?
Jeder Verein muss einen Vorstand haben – sonst ist er kein Verein. Aber weder die Grösse des Vorstandes noch die Posten sind vorgeschrieben. Es geht sogar ohne Präsidenten. Sofern die Statuten nichts anderes bestimmen, darf der Vorstand aus einer einzigen Person bestehen. Und das Bundesgericht hat entschieden, dass sogar jemand in den Vorstand gewählt werden darf, der/die gar nicht Vereinsmitglied ist.
Die Aufgaben des Vereins-Präsidenten
«Als Präsident bin ich für die Stimmung da» erklärte Luca Dahle im Oktober 2020. Dahle war gerade zum VSETH-Präsidenten gewählt worden. Der VSETH ist der Verband der Studierenden an der ETH Zürich. Der neue Präsident sah – die Pandemie klopfte schon heftig an die Uni-Pforten – es als Hauptaufgabe an, «dass die Leute, die sich im Verband engagieren, glücklich sind und Spass haben.»
«Ich bin der monsterstolzeste Präsident» sagte im Mai 2022 Peter Fischer. Sein Verein hatte eben die zweit-wichtigste Trophäe im europäischen Klubfussball gewonnen. Präsident Fischer steht dem Fussballverein Eintracht Frankfurt vor. Er hatte also alles Recht, fast zu platzen vor Monsterstolz.
Das Pflichtenheft für den Vereins-Präsidenten
Damit intern alles klar ist, empfiehlt es sich, ein Pflichtenheft zu erstellen. Wir haben einige gesucht und du findest unterlegt jeweils den direkten Link:
- Allgemeine Vorlage
- Reitverein Interlaken
- Vereinigung Schweizer Bonsai-Freunde
- Tennisclub Grabs
- Fahrdienst Münchenstein
- Industrie- und Gewerbeverein Schmerikon
- Natur- und Umweltschutzverein Konkret
Vizepräsident im Vereinsvorstand – die Bedeutung und die Funktion
Als Vizepräsident im Verein spielt man mehr als nur die zweite Geige. Viele Vize’s werden irgendwann selber Chef. Prominentes politisches Beispiel ist Joe Biden. Acht Jahre war er unter Barack Obama US-Vize, später selber Präsident. Das kommt auch in Vereinen oft vor.
Wofür ist der Vizepräsident zuständig?
In vielen Satzungen/Statuten sind die Pflichten so umschrieben: «Der Vizepräsident unterstützt den Präsidenten und übernimmt im Verhinderungsfall dessen Funktion.»
Die Fachorganisation vitamin B schreibt: «Weil der Vizepräsident normalerweise die Stellvertretung für den Präsidenten übernimmt, gilt dasselbe Anforderungsprofil wie für den Präsidenten.» Du findest HIER ein praktisches Pdf zu den Vizepräsidenten-Funktionen.
Das Pflichtenheft für den Vizepräsidenten
Dem Vorstand ein Pflichtenheft zu geben, ist immer eine gute Idee. Es gibt Vereine, die den einzelnen Ressorts eigene Pflichtenhefte schreiben. Klick auf den Vereinsnamen und du landest direkt bei einem Pflichtenheft für den Vizepräsident im Verein:
- Aargauischer Fischereiverband
- Bienenzüchterverband des Kanton Graubünden
- Schweizerischer Klub für Nordische Hunde (SKNH)
- Kavallerie-Reitverein Interlaken
- Fussballclub Rothenburg
Der Kassier im Vereinsvorstand
Carlos Diener ist bei Webling für die Finanzen zuständig. In dieser Funktion hat er über die Jahre viele hundert Abschlüsse gesehen und weiss mehr über Buchhaltung als manch ausgebildeter Buchhalter. Wir haben mit Carlos über Vereinskassiere gesprochen.
Was sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung?
Carlos Diener: Es ist die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte. Man muss alle Vermögenswerte abbilden. Damit meine ich nicht nur Hauptkasse/Konto. Es braucht Belegnachweise für die einzelnen Buchungsvorgänge.
Kannst du das präzisieren?
Carlos Diener: „Keine Buchung ohne Beleg“ ist hier als Beispiel zu nennen. Bei Einnahmen ist das meist eine Rechnung, bei Ausgaben sind Belege aufzubewahren.
Wichtig ist auch die Klarheit. Einfach gesagt: nichts vertuschen und so verbuchen, dass ersichtlich ist, für was man Geld ausgibt und einnimmt. Man sollte zum Beispiel sehen, was die wichtigen Einnahmequellen sind und für was man das Geld eingesetzt hat.
Worauf sollte ein neuer Vereins-Kassier sein Hauptaugenmerk richten, wenn er erstmals den Jahresabschluss verfasst?
Carlos Diener: Alle Berichte sollten wenn möglich mit dem letzten Bericht vergleichbar sein. Sofern es keinen dringenden Grund gibt, sollten Änderungen langsam und schrittweise eingeführt werden. Zum Beispiel beim Kontenplan. Es ist wichtig für Vorstand und Mitglieder, dass man die Daten vom aktuellen Jahr mit den vergangenen vergleichen kann.
Gibt es Ausnahmen bei hohen Umsätzen oder grossen Organisationen?
Carlos Diener: Bei jedem Verein sind die GoBD bzw. Grundsätze ordnungsgemässe Buchführung zu beachten. Grosse Organisationen bzw. mit hohen Umsätzen oder speziellen Spartenanforderungen, betreffen zusätzliche Bestimmungen oder Fachempfehlungen wie z.B. von IFRS, GAAP-US und Swiss GAAP FER.
Was muss der Jahresabschluss für Vereine im Hinblick auf die Revision beachten?
Carlos Diener: Der Revisor oder alle sonstig berechtigten Parteien sollen auf Wunsch oder bei Bedarf prüfen können, ob alles seine Richtigkeit hat. Empfehlen kann ich:
- Arbeite mit deinem Revisor/Treuhänder/Steuerberater zusammen und nicht gegen ihn.
- Erstelle den Jahresabschluss so, dass für alle Involvierten möglichst einfach zu verstehen ist, wie das vergangene Jahr lief. Falls möglich und sinnvoll, erstelle zusätzliche Auswertungen, welche eine bestimmte Entwicklung hervorheben.
- Erwähne Unregelmässigkeiten und weise explizit darauf hin. Falls möglich liefere auch eine Erklärung dafür. Beispiele: Weniger Einnahmen wegen Corona oder ausserordentlicher Spendeneingang oder sonstige ausserordentliche Vorkommnisse.
Bis wann muss der Abschluss spätestens vorliegen?
Carlos Diener: Man sollte nach dem Ende des Rechnungsjahres nicht zu lange zuwarten. Sinnvoll ist es sicherlich auch die Termine mit Revision und Jahresversammlung im Blick zu haben.
Der Aktuar im Vereinsvorstand
In jedem Vereinsvorstand sollte es einen Aktuar haben. Was tut man in dieser Funktion? In der Vorstands-Hierarchie kommt der Vereins-Aktuar zwar «erst» an dritter Stelle – hinter Präsidium und Kassier. Aber eine drittklassige Aufgabe ist es mitnichten.
Der Aktuar führt das Protokoll bei den Sitzungen. Dazu braucht es die gute Rechtsschreibung und das Beherrschen der Grammatik. Zudem; das Argus-Auge und eine anständige Strenge. Protokolle dürfen nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert werden. Der Aktuar im Verein ist also nicht nur der exakte Schreiber. Sondern das historische Gewissen im Verein.
Pflichtbewusst – zuverlässig – ordnungsliebend. Auf wen diese Adjektive zutreffen, der/die ist prima geeignet für den Aktuar-Posten. Der entsprechende berufliche Background hilft. Idealerweise ist der Aktuar fit mit den gängigen Computer-Programmen, hat die schnelle Auffassungsgabe und einen kaufmännischen Hintergrund.
Der Beisitzer im Vereinsvorstand
Flavio Battaini ist Beisitzer im Vorstand der Steiner Schule Zürich. «Wichtig ist, dass man sich für eine Aufgabe meldet, die einem liegt und Erfüllung bringt. Wer als Nichtschwimmer ständig ins kalte Wasser muss, hat keine Freude und bleibt auch nicht lange dabei.» Battaini ist von seinem Beisitzer-Posten geradezu begeistert: «Ich möchte einen solidarischen Beitrag leisten.»
Auch der Mainzer Sporttaucher Leo Wieser schwärmt von seiner Beisitzer-Tätigkeit: «Ich bin im Jugendvorstand des VDST» (=Verband Deutscher Sporttaucher). «Dort konnte ich mir, entgegen dem Wortsinn „Beisitzer“, ein paar Aufgaben aussuchen. Ich habe damit angefangen den Instagram-Account zu bedienen.»
Der 1. Wäller-Club Deutschland e.V. beschreibt die Beisitzer-Tätigkeit so: «Bei uns ist der Beisitzer ein vollwertiges Mitglied im erweiterten Vorstand.
Der Vereinsvorstand – das ist die Übersicht über alle Vorstandsposten
Vereinsvorstände setzen sich in der Regel so zusammen:
Vom Suchen und Finden von Vorstandsmitgliedern
Wir haben weitere Vorstands-Texte publiziert. Du findest sie unter folgenden Links:
- Die Aufgaben des Vorstandes
- Vorstandsmitglied gesucht
- Wie Vereine neue Vorstandsmitglieder suchen und finden
- Geschlechterverteilung in Vereinsvorständen
- Konflikte zwischen Vorstand und Geschäftsleitung
- Mobbing im Vereinsvorstand
- Rücktritt aus dem Vorstand
Welche Erfahrungen als Vereinsvorstand machst du? Schreib deinen Kommentar.
2 Kommentare
Als Revisor kommentiere ich bei der HV den erstellten Revisorenbericht kurz. Wer stellt dann den Antrag an die Vereinsmitglieder, den Revisorenbericht gutzuheissen und damit den Vorstand zu entlasten? Ist das meine Aufgabe das Wahlprozedere vorzunehmen, oder ist das Aufgabe des Präsidenten, oder gar eines weiteren Vorstandsmit-glieds?( Hinweise dazu fehlen in den Statuten, die Vorgehensweise ist momentan unklar, die Angelegenheit bei ge-wissen Mitgliedern umstritten)
Hallo Frido
Vielen Dank für deine Nachricht. Normalerweise übernimmt die Sitzungsleitung (häufig der Präsident) das Abstimmungsprozedere, so wie für die anderen Tagesordnungsprunkte.
Der Revisionsbericht wird meist nicht gutgeheissen sondern er dient zur Entscheidungsfindung ob der Vorstand zu entlasten ist oder nicht. Der Revisor stellt das Ergebnis der Revision vor, beantwortet Fragen und dann stimmt die Versammlung über die Entlastung ab.
Viele Grüsse
Laurenz / Webling