Vereine

QR-Rechnungen mit Referenznummer vereinfachen das Verbuchen von Zahlungen, deshalb sind QR-Rechnungen mit Referenznummer die erste Wahl für Vereine. Wenn die Zahlungen bei der Post eingegangen sind, kann der Kassier eine Datei mit den Zahlungsdaten herunterladen und mit der Refernznummer der richtigen Rechnung zuordnen. Buchhaltungsprogramme wie Webling machen dies automatisch.

Die Referenznummer hat je nach Konto maximal 15 bis 26 Stellen und kann fast frei gewählt werden, die letzte Zahl jedoch muss nach einem bestimmten Muster gewählt werden. Diese sog. Prüfsumme hilft der Post zu kontrollieren, ob die Referenznummer richtig eingegeben wurde. Die Prüfsumme kann man nicht ohne weiteres von Hand ausrechen, deshalb haben wir ein Tool geschrieben, dass die Referenznummer ausrechnet.

Hier gehts zum ESR Referenznummern Rechner

Im Laufe dieses Monats veröffentlichen wir die neueste Version von Webling. Mit diesem Release werden Sie von diversen neuen Anwendungen und Funktionen in den E-Mails profitieren. Ansprechende Designs und die Möglichkeit, Bilder in den Text einzubinden geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails noch mehr nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten.

Was sind Kostenstellen?

Es gibt einige Anwendungsfälle, wo man eine Buchung nicht nur den Buchhaltungskonten, sondern zusätzlich einer Kostenstelle zuweisen möchte. Das ist immer dann der Fall, wenn man neben der Erfolgsrechnung, weitere Auswertungen benötigt. Das erklärt sich etwas besser an folgendem Beispiel.

Die Buchhaltung von unserem Beispielclub verfügt über folgende Ertrags- und Aufwandskonten:

Der Club führt eine Veranstaltung durch. Die Aufwände verbuchen wir auf die Aufwandsseite auf das Konto „Veranstaltungen“ und die Einnahmen auf der Ertragsseite auf das Konto „Einnahmen aus Veranstaltungen“. Grundsätzlich reicht das aus.

Der Vorstand möchte jedoch zusätzliche Informationen, damit ersichtlich ist, wie sich die Einnahmen und Ausgaben der Feier zusammensetzen. Man möchte wissen, welcher Teil wie viel zum Erfolg beiträgt.

Wenn wir die Buchungen den gewünschten Kostenstellen zuweisen, erhalten wir auf diese Weise eine detaillierte Übersicht.

Die doppelte Buchung ist Segen und Fluch zugleich. Wer die Vorteile in der Vereinsbuchhaltung erkannt hat, der wird kaum mehr die Finger davon lassen können. Ist der Kontenplan erstmal erstellt und man weiss, wie man die alltäglichen Buchungen machen muss, ist man schon vielfach auf der sicheren Seite. Irgendwann kommt aber jeder Kassier an den Punkt, an welcher er eine Spezialbuchung vornehmen muss. Also keine einfache Einnahme oder Ausgabe. Da Soll und Haben je nach Art der Konten verschieden ist, führt das immer wieder zu Verwirrung.

Hier hilft der Griff zu einer Grafik:

Mit dieser Grafik lässt es sich ablesen, welches Konto nun Soll und Haben sein muss. Machen wir ein Beispiel mit einer Einzahlung aus der Barkasse auf das Bankkonto unseres Vereins. Sowohl Kasse als auch Bank sind Aktivkonten. In der Barkasse haben wir eine Belastung, sprich das Haben ist die Kasse. Bei der Bank haben wir eine Gutschrift, somit ist das Soll die Bank.

Ein zweites Beispiel: Ein Mitglied bezahlt seinen Jahresbeitrag per Banküberweisung. Das Ertragskonto „Mitgliederbeiträge“ erhält eine Gutschrift und ist laut der Grafik auf der Haben-Seite. Die Bank ist ein Aktivkonto und erhält ebenfalls eine Gutschrift, laut der Grafik ist die Bank somit das Soll-Konto.

Falls Jemand mit Debitoren arbeitet, gibt es beim Erstellen der Rechnung eine Buchung vom Ertragskonto „Mitgliederbeiträge“ auf das Aktivkonto „Debitoren“. Sobald die Rechnung beglichen wurde, eine Buchung vom Aktivkonto „Debitoren“, auf das Aktivkonto „Bank“. Das heisst also:

Willst du regelmässig Infos zu Vereinsthemen erhalten, praktisch per E-Mail. Melde dich für unseren Newsletter an.