Auch wenn man die Datenfelder der Mitglieder in Webling beliebig (z.B. um mehrzeilige Textfelder) erweitern kann, so war es bis anhin umständlich ein Protokoll zu führen. Seit Kurzem gibt es nun die Kommentarfunktion. Damit kann jeder Benutzer Kommentare hinterlassen. Dabei wird automatisch der Namen des Benutzers und der Zeitpunkt des Kommentars gespeichert. Mit diesem kleinen praktischen Logbuch vereinfachen wir einige Anwendungsfälle, welche uns von Webling Kunden gemeldet wurden.

Da dies nicht nur für Mitglieder nützlich sein kann, haben wir das gleich an drei weiteren Orten eingeführt. Die Kommentare sind auch verfügbar für:

• Benutzer
• Debitoren
• Konten in der Buchhaltung

Wir investieren viel Zeit in die Webling Entwicklung. Viele Verbesserungen sieht man nicht ohne Weiteres. Ab und an freuen wir uns aber, wenn wir etwas Neues präsentieren dürfen. Wir veröffentlichen ein bis zwei mal im Monat ein Update. Eine kurze Übersicht über die Änderungen geben wir im entsprechenden Artikel in unserer Online Dokumentation.

Schreib uns deine Meinung oder was du für Ideen und Anregungen an uns hast. Wir freuen uns über jede Rückmeldung. Viel Spass mit dieser neuen Funktion!

Vereine sind recht frei, einen passenden Kontenrahmen zu wählen. Vereine können ihre Konten so wählen, wie es für den Verein am meisten Sinn macht. Dabei ist wichtig, dass für die Mitglieder und den Vorstand klar ist, wofür Geld ausgegeben wurde und wie viel Geld z.B. im Bankkonto oder anderen Anlagen vorhanden ist.

Der KMU Kontenrahmen ist eine gute Vorlage, obwohl die meisten Vereine auch einen anderen Kontenrahmen wählen können. Auch mit dem neuen Rechnungslegungsrecht (RLR), sind die meisten Vereine nicht verpflichtet, sich an den KMU Kontenrahmen der Schweiz zu halten. Dennoch ist es eine gute Vorlage. Das Gesetz schreibt zudem nicht die genaue Bezeichnung oder Nummerierung vor. Das Gesetz schreibt nur die Gliederung und den Aufbau vor.

Hinweis: Nicht jedes Konto bzw. Kontoklasse muss verwendet werden. Nur die für den Verein benötigten Konten nimmt man in den Kontenplan auf.

Aufbau des Kontenrahmens

Die Kontennummern besteht aus vier Ziffern, zum Beispiel 1020 für das Guthaben auf einer Bank. Die Nummer ist wie folgt aufgebaut:

• 1. Ziffer: Kontenklasse (z.B. 1 für Aktive)
• 2. Ziffer: Kontenhauptgruppe (z.B. 0 für Umlaufvermögen)
• 3. Ziffer: Kontengruppe (z.B. 2 für flüssige Mittel)
• 4. Ziffer: Konten (z.B. 0 für Bank 1, 1 für Bank 2, etc.)

Manchmal werden auch andere Ziffernformate (z.B. 102.0 oder 102.00) verwendet. Auf diese Formate gehen wir in diesem Beispiel nicht ein.

1. & 2. Ziffer Kontenklassen / Kontenhauptgruppen

• 1: Aktive
  • 10: Kurzfristiges Umlaufvermögen
  • 11: Forderungen
  • 14: Anlagevermögen
• 2: Passive
  • 20: Fremdkapital
  • 26: Rückstellungen
  • 28: Eigenkapital
• 3: Ertrag
  • 32: Handelserlöse
  • 33: Mitgliederbeiträge
  • 34: Veranstaltungen
  • 35: Spenden
  • 36: Übrige Erlöse
• 4: Aufwand
  • 42: Materialeinkauf
  • 44: Dienstleistungen
• 6: Sonstiger Aufwand
  • 60: Raumaufwand
  • 63: Versicherungen & Gebühren
  • 66: Werbung
  • 67: Übriger Aufwand
  • 68: Abschreibungen

Hinweis: Wir haben nur die Klassen und Hauptgruppen aufgeführt, welche wir in unserem Beispiel verwenden. Die komplette Liste ist am Ende dieses Artikel verlinkt.

3. Ziffer Kontengruppe & 4. Ziffer Konto

Um den Artikel nicht zu fest aufzublähen, erklären wir die Kontengruppe anhand eines Beispiels. Die komplette Liste ist am Ende dieses Artikel verlinkt.

Die Kontengruppe 102 ist für Bankkonten gedacht. So ist das erste Bankkonto die Nummer 1020, die zweite Bank die 1021 und so weiter. Beispiel

• 1020 Postfinance
• 1021 Kantonalbank

Vorlagen

Man findet im Internet einige Vorlagen von verschiedenen Anbietern. Wir konnten bisher keine Vorlage finden, welche für Vereine optimiert ist. Natürlich hängt der Kontoplan sehr stark vom Zweck des Vereins ab. Ein kleiner Sportverein hat einen anderen Kontenplan als ein Alumniverein einer Universitität. Etwas haben die meisten Vereine gemeinsam, die meisten haben keine Angestellten. Somit wird die Kontenklasse 5 (Personalaufwand) dementsprechend nicht verwenden. Wir haben ein Beispiel für einen fiktiven Verein erstellt. Gerne nehmen wir Ideen und Anregungen entgegen.

• CH-KMU Beispiel Version 001

Links

• CH: Musterbilanz auf dem KMU Portal des Bundes
• CH: PDF Anleitung und Infos zum KMU Kontenplan von buechhaltig.ch

Entscheidet man sich als Verein, eine doppelte Buchhaltung zu verwenden, braucht man einen Kontenplan. Dafür gibt es einige Vorlagen und je nach Anforderung können diese sehr unterschiedlich sein. Aber woher weiss ich, wass ich brauche?

Einfacher oder erweiterter Kontenplan

Um einen Kontoplan zu Erstellen, verwendet man meist einen Kontenrahmen als Vorlage. Für viele kleine Vereine reicht bereits ein sehr vereinfachter Kontenplan, welche auch ohne Nummern geführt werden kann. Ist das nicht der Fall, gibt es je nach Land unterschiedliche Vorlagen. Dies Vorlagen enthalten mehr Konten, als man benötigt. Welche davon man verwendet, ist vom Verein abhängig.

Einfacher Kontenplan (Ohne Nummern)

Die einfache Variante kommt ohne Kontennummern aus und die Anzahl der Konten ist meist sehr übersichtlich. Wer es noch einfacher halten möchte, der kann anstatt einer doppelten Buchhaltung, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Milchbüechli) führen.

Eine doppelte Buchhaltung hat jedoch einige Vorteile, wenn man etwas mehr Überblick über die Vereinsfinanzen wünscht. In der Erfolgsrechnung ist klar ersichtlich, woher die Einnahmen stammen und für was Geld ausgegeben wurde.

Die Bilanz gibt einen guten Einblick, wieviel Vermögen der Verein hat und aus was das Vermögen besteht. (Geld auf der Bank, Immobilien, Schulden, etc.) Das Ergebnis der Erfolgsrechnung muss immer mit der Bilanz überein stimmen, was eine zusätzliche Sicherheit bietet.

Der Kontenplan kann beliebig angepasst werden. Wichtig dabei ist, dass die Gliederung Sinn ergibt. Unsere Vorlage ist eine gute Grundlage zum erstellen eines eigenen Kontenplans:  CH-einfach_webling_v001

Erweiterter Kontenplan (Mit Nummern)

Je nach Land gibt es unterschiedliche Vorlagen. Aus diesen Vorlagen wählt man jeweils nur die Konten aus, welche für den Verein wichtig sind.

Deutschland

In Deutschland gibt es die sogenannten Standardkontenrahmen oder Spezialkontenrahmen (SKR). Viele Vereine in Deutschland verwenden den DATEV kompatiblen SKR 49 als Vorlage. Wir haben bereits vor einiger Zeit zum Thema SKR 49 einen Artikel veröffentlicht.

Österreich

In Österreich wird vielfach der Österreichische Einheitskontenrahmen oder der SKR 07 als Vorlage verwendet.

Schweiz

Früher wurde in der Schweiz der Kontenrahmen gemäss Käfer benutzt. Seit 2015 gibt es ein neues Rechnungslegungsrecht (RLR) und damit wurde unter Anderem, der neue KMU Kontenrahmen in der Schweiz zum Standard. Im Obligationenrecht (OR) der Schweiz sind der Inhalt und die Mindestgliederung der Rechungslegung vorgeschrieben. Die Kontennummern und deren Bezeichnung jedoch nicht.

Die meisten Vereine sind nicht verpflichted, sich am KMU Kontenrahmen zu orientieren. Trotzdem ist es eine gute Vorlage. Wie der KMU Kontenrahmen der Schweiz aufgebaut ist und entsprechende Vorlagen, findest du in diesem Artikel: KMU Kontenrahmen der Schweiz

Viele Vereine verwalten ihre Mitgliederdaten noch mit Excel, dies hat während Jahren gut funktioniert, warum sollte ein Verein gerade jetzt auf Webling wechseln. Es gibt im wesentliche drei Gründe:

1. Webling macht Spass
2. Es ist immer schwieriger Vorstandsmitglieder zu finden
3. Die Technik hat sich enorm weiterentwickelt, es gibt jetzt wirklich gute online Vereinssoftware.

Der einfachste Grund ist, Webling macht Spass und ist einfach zu bedienen. Zweitens, es gibt mehr Freizeitangebote, die Ansprüche bei der Arbeit steigen und ein Vereinsamt steht meistens nicht weit oben auf der Wunschliste. Der dritte Grund ist eher für Techniker interessant, wissen muss man nur, dass es neue technische Möglichkeiten gibt. Diese machen die Programme besser und angenehmer zu bedienen, Excel wirkt im Vergleich alt und umständlich.

Was bedeutet dies für meinen Verein?

Man kann die Arbeit aufteilen, weniger Leerläufe

Mit einer Online Vereinssoftware können alle Vereinsmitglieder auf die aktuellsten Daten zugreifen. Es müssen nicht mehr Excel-Listen hin- und hergemailt werden. Auch gibt es keine veralteten Listen mehr.
Früher war es so, dass ein Trainer in einem Sportverein eine Adressänderung dem Aktuar gemeldet hat, dieser hat die Änderung dem Präsidenten und Kassier weitergemeldet. Dies ist ein unglaublicher Aufwand und es passieren dabei gelegentlich Fehler, weil eine Meldung vergessen geht.
Mit einer Onlinesoftware macht der Trainer die Änderung selbst in der Software, alle haben automatisch die richtigen Daten, kein zusätzlicher Aufwand.

Mehr Vertrauen, mehr Selbständigkeit

Der Trainer kann jetzt die Adressen seiner Mannschaft einfach so anpassen, so entfällt die Kontrolle durch den Aktuar. Dies ist im ersten Moment ungewohnt, manche Funktionäre haben Angst, dass die Trainer falsche Änderungen machen und mehr Fehler passieren.
Wir haben inzwischen mehr als 10 Jahre Erfahrung mit online Vereinsverwaltungen. In dieser Zeit haben wir viele Vereine gesehen, die diese Umstellung gemacht haben. Es benötigt eine gewisse Eingewöhnungsphase und zu Beginn mehr Koordination und Erklärung. Sobald alle wissen wie man mit dem System arbeiten muss, funktioniert es gut und die Vereinsarbeit ist für alle Seite angenehmer. Das zusätzliche Vertrauen führt oft auch zu mehr Engagement im Verein.