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Vereine

Eigenkapital in Vereinen

von Webling 17. August 2015

Wer mit Buchhaltung zu tun hat, hat schon einmal etwas von Eigenkaptial gehört. Wenn du in die Buchhaltung schaust, taucht das Eigenkapital auf der Passivseite der Bilanz auf. Doch auf einem Konto auf der Bank sucht man das Eigenkapital vergeblich. Was hat es damit auf sich?

In der Bilanz gibt es Aktiven und Passiven. Die Aktiven sind das „Vermögen“ oder genauer: wie das Geld verwendet wurde. Die Passiven zeigen woher das Geld kommt. Machen wir ein Beispiel:

 

Was ist da passiert? Wir sind zur Bank und haben einen Kredit über 100.- besorgt. Dieses Geld haben wir gleich abgehoben und in die Kasse gelegt. Deshalb sind jetzt 100.- in der Kasse und wir schulden der Bank den gleichen Betrag.
In den Passiven steht, woher das Geld kommt, die Herkunft des Geldes. In diesem Fall ein Bankkredit. In den Aktiven steht, wofür das Geld verwendet wurde. Hier haben wir es in die Kasse gelegt. Was das mit dem Eigenkapital zu tun hat, zeigen wir gleich.

Als nächstes kaufen wir mit dem Geld aus der Kasse einige Flaschen Limonade. Diese kostet 30.- Die Bilanz sieht dann so aus:

 

Die 30 haben wir aus der Kasse genommen, nachher verbleiben dort noch 70. Stattdessen nehmen wir die Limonade im Wert von 30 in die Bilanz auf. So steht bei den Aktiven und den Passiven der gleiche Wert. Dies ist wichtig, dann in der Bilanz müssen beide Seiten ausgeglichen sein.

Dann folgen einige sonnige Tage, die Nachfrage nach Limonade steigt und wir können die Limonade mit Gewinn weiterverkaufen. Ein durstiger Käufer gibt uns dafür  50. Dies ändert unsere Bilanz:

 

Die Limonade ist verkauft, deshalb ist sie aus der Bilanz verschwunden. Der Erlös von 50 aus dem Verkauf haben wir in die Kasse gelegt. Dort sind die 70 die schon drin waren und zusätzlich die 50 aus dem Verkauf. Der Bankkredit ist immer noch bei 100. Wie bereits erwähnt, muss der Buchhalter seine Bilanz regelmässig ausgleichen, so auf beiden Seiten der gleiche Wert steht. Was macht er also mit dem Gewinn, der durch den Verkauf entstanden ist?
Man könnte den Gewinn verschenken um die Bilanz wieder auszugleichen. Aber das will man nicht und dann hätte jemand anderes das Problem mit dem Gewinn. Also haben die Buchhalter das Eigenkapital erfunden. So können sie beide Seiten der Bilanz ausgleichen ohne Geld zu verschenken.

Das Eigenkaptial ist also die Differenz zwischen den Aktiven und den Passiven. Das Eigenkapital wird immer auf der Passivseite der Bilanz geführt.

17. August 2015 6 Kommentare
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Vereine

QR-Rechnung- und ESR Referenznummern erstellen

von Webling 16. Januar 2015

QR-Rechnungen mit Referenznummer vereinfachen das Verbuchen von Zahlungen, deshalb sind QR-Rechnungen mit Referenznummer die erste Wahl für Vereine. Wenn die Zahlungen bei der Post eingegangen sind, kann der Kassier eine Datei mit den Zahlungsdaten herunterladen und mit der Refernznummer der richtigen Rechnung zuordnen. Buchhaltungsprogramme wie Webling machen dies automatisch.

Die Referenznummer hat je nach Konto maximal 15 bis 26 Stellen und kann fast frei gewählt werden, die letzte Zahl jedoch muss nach einem bestimmten Muster gewählt werden. Diese sog. Prüfsumme hilft der Post zu kontrollieren, ob die Referenznummer richtig eingegeben wurde. Die Prüfsumme kann man nicht ohne weiteres von Hand ausrechen, deshalb haben wir ein Tool geschrieben, dass die Referenznummer ausrechnet.

Hier gehts zum ESR Referenznummern Rechner

16. Januar 2015 1 Kommentieren
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debitoreneinzahlungsscheineesrrechnungenSpenden

Einzahlungsscheine & ESR

von Webling 8. Mai 2014

Einzahlungsscheine der Schweizer Post werden von Vereinen häufig zum Einzug der Mitglierbeiträge verwendet. Es gibt verschiedene Typen von Einzahlungsscheinen

  • Rote Einzahlungscheine
  • Orange Einzahlungsscheine

Die wichtigsten Unterschiede dieser beiden Einzahlungsscheine bestehen (neben der Farbe) in der Art, wie die eingegangenen Zahlungen verbucht werden.

Rote Einzahlungsscheine

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Die Roten Einzahlungsscheine sind gut für kleinere Vereine geeignet, sie erlauben unkomplizierte Rechnungsstellung. Sie können zu jedem Post- oder Bankkonto rote Einzahlungsscheine bestellen und damit Rechnungen versenden. Sie können auch Blankoformulare verwenden und entweder von Hand oder mit einem Programm ausfüllen.
Zahlungen mit roten Einzahlungsscheinen werden anhand der Absenderadresse oder anhand der  Mitteilung oben Rechts auf dem Einzahlungsschein identifiziert. Dies ist relativ aufwändig, was bei kleinen Vereinen mit ehrenamtlichen Kassieren meist kein Problem ist.

Angaben auf dem Einzahlungsschein

Allgemeine Angaben

  • Zahlungszweck: Grund der Zahlung (z.B. Mitgliederbeitrag)
  • Betrag: Zu bezahlender Betrag (z.B. 123.40 CHF)
  • Einbezahlt von: Name und Adresse des Vereinsmitglieds (Hans Muster, Bahnhofstrasse 4, 3000 Bern)

Bei einem Postkonto

  • Einzahlung für: Bezeichnung und Adresse des Vereins (z.B. Verein, Marktstrasse 3, 8000 Zürich)
  • Konto: Postkonto des Vereins (z.B. 01-39139-1)

Bei einem Bankkonto

  • Einzahlung für: Bezeichnung und Ort der Bank (z.B. Zürcher Kantonalbank, 8010 Zürich)
  • Zugunsten von: Bezeichnung und Adresse des Vereins (z.B. Verein, Marktstrasse 3, 8000 Zürich)
  • zusätzlich sinnvoll: IBAN
  • Konto: Postkonto der Bank (z.B. 01-39139-1)

Orange Einzahlungsscheine (ESR, ESR+)

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Orange Einzahlungsscheine sind für Vereine geeignet, die sehr viele Rechnungen versenden. Weil Zahlungen mit diesen Einzahlungsscheine automatisch verbucht werden können. Um orange Einzahlungsscheine verschicken zu können, muss sich der Verein zuerst bei der Post oder Bank (bei der Bank heissen ESR und ESR+, BESR und BESR+) melden und erhält eine ESR Teilnehmernummer, diese funktioniert genau gleich wie eine Kontonummer.
Der wesentliche Nutzen von orangen Einzahlungsscheinen zeigt sich bei der Verbuchung von Zahlungen durch die Vereinsmitglieder. Bei der Rechnungsstellung erhält jeder Einzahlungsschein vom Buchhaltungsprogramm eine eindeutige Nummer, diese wird von der Post oder Bank der Zahlung zugeordnet. Diese Daten werden wieder in das Buchhaltungsprogramm eingelesen und automatisch verbucht. So können auch hunderte Zahlungseingängen in wenigen Minuten verbucht werden.

Angaben auf dem Einzahlungsschein

Allgemeine Angaben

  • Referenznummer: Eindeutige Nummer, die vom Buchaltungsprogramm vergeben wird (z.B. 00 00000 00000 00000 00000 05989)
  • Betrag: Zu bezahlender Betrag (z.B. 123.40 CHF)
  • Einbezahlt von: Name und Adresse des Vereinsmitglieds (z.B.  Hans Muster, Bahnhofstrasse 4, 3000 Bern)

Bei einem Postkonto (ESR)

  • Einzahlung für: Bezeichnung und Adresse des Vereins (z.B. Verein, Marktstrasse 3, 8000 Zürich)
  • Konto: ESR Teilnehmernummer des Vereins (z.B. 01-39139-1)

Bei einem Bankkonto (BESR)

  • Einzahlung für: Bezeichnung und Ort der Bank (z.B. Zürcher Kantonalbank, 8010 Zürich)
  • Zugunsten von: Bezeichnung und Adresse des Vereins (z.B. Verein, Marktstrasse 3, 8000 Zürich)
  • Konto: ESR Teilnehmernummer der Bank (z.B. 01-39139-1)

ESR Plus (ESR+, BESR+)

ESR+ funktioniert etwa gleich wie ein oranger Einzahlungsschein. Der Unterschied ist, dass auf dem Einzahlungsschein kein vorgedruckter Betrag ist, dies ermöglicht den Mitgliedern zusätzlich zum Mitgliederbeitrag noch eine kleine Spende an den Verein zu machen. Für manche Vereine ist dies eine wichtige Einnahmequelle.

Willst du regelmässig Infos zu Vereinsthemen erhalten, praktisch per E-Mail. Melde dich für unseren Newsletter an.

8. Mai 2014 17 Kommentare
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debitorenrechnungenTipps

Was ist ein Debitor

von Webling 26. März 2014

Hans ist der Kassier eines Vereins. Bisher hat er jedes Jahr Rechnungen für den Mitgliederbeitrag an alle Mitglieder versandt und eine Liste geführt, wer den Beitrag schon bezahlt hat.

Den Beitrag hat er jeweils verbucht, wenn ein Mitglied auf das Konto des Vereins einbezahlt hat.

Der Präsident will regelmässig von Hans wissen, welcher Teil der Mitgliederbeiträge noch ausstehend ist. Dann zählt Hans die Beiträge aller Mitglieder zusammen, zählt die bereits  bezahlten Beträge ab und meldet dem Präsidenten die Summe der noch nicht bezahlten Mitgliederbeiträge.

Hans will diese Arbeit vereinfachen, desshalb nutzt er neu Debitoren um die Mitgliederbeiträge einfacher einzuziehen.

Er muss sein Vorgehen nur ein wenig anpassen, wenn er Rechnungen an die Mitglieder verschickt. Hans verbucht alle verschickten Mitgliederrechnungen sofort in ein Debitorenkonto auf der Aktivseite der Bilanz. Dank diesem Debitorenkonto kann er jederzeit sehen, wie hoch die ausstehenden Beträge sind.

Sobald ein Mitglied die Rechnung bezahlt hat, verbucht er den Betrag, so dass der Stand des Debitorenkontos sinkt und der Stand des Bankkontos steigt.

Damit hat er eine bessere Übersicht über die Mitgliederbeiträge. Er kann dem Vorstand immer mitteilen, wie hoch die ausstehenden Beträge sind, weil diese genau dem Kontostand des Debitorenkontos entsprechen. Er hat den vollständigen Betrag der Mitgliederbeiträge ebenfalls in der Buchhaltung vorliegen, und zwar im Konto der Mitgliederbeiträge.

Wie man mit Debitoren den Versand von Mahnungen vereinfachen kann, werden wir in einem späteren Blogbeitrag beschreiben.

 

26. März 2014 0 Kommentare
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Vereine

Eingetragener Verein (e.V.) gründen

von Webling 4. Oktober 2013

Damit in Deutschland ein Verein rechtsfähig wird, muss dieser ins Vereinsregister eingetragen werden. Nachdem dies gemacht wurde, kann der Verein selbst Rechtsgeschäfte tätigen (z.B. Räume für Veranstaltungen mieten, ein Konto eröffnen, usw). Ausserdem haften die Vereinsmitglieder nicht mit dem Privatvermögen.

Die Eintragung kann beim zuständigen Amtsgericht angemeldet werden, dieses trägt den Verein im Vereinsregister ein, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.
Anzumelden ist der Verein durch die Mitglieder des Vorstands, die zur Vertretung des Vereins berechtigt sind, dies ist in der Regel der Präsident.
Die Anmeldung muss schriftlich abgefasst sein und die Unterschrift der Anmelder muss von einem Notar oder Ratschreiber beglaubigt werden. Mit der Eintragung erhält der Verein den Zusatz „eingetragener Verein“ (e.V.) in den Namen.

Link zum Vereinsregister in Deutschland: https://www.handelsregister.de (Registerart VR wählen)

4. Oktober 2013 0 Kommentare
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